Es demasiado común. Y a veces, lo común, supone riesgos. Ir a cualquier hotel o establecimiento y que te pidan tu DNI para hacer una fotocopia. Pues bien, cabe recordar que, en la era digital, proteger nuestros datos personales es más importante que nunca, y el Documento Nacional de Identidad es uno de los documentos más sensibles a fraudes.
La Agencia Española de Protección de Datos ha establecido que solicitar fotocopias del DNI de manera estandarizada y por defecto es ILEGAL y puede resultar en multas muy elevadas.
La normativa de la AEPD sobre el DNI
La AEPD ha dejado claro que fotocopiar el DNI no debe ser una práctica habitual por parte de empresas o instituciones, salvo en casos específicos y justificados.
Según el Reglamento General de Protección de Datos, el uso de datos personales debe ser adecuado, pertinente y limitado a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.
Esto significa que, en la mayoría de los casos, es suficiente con mostrar el DNI en el momento de la transacción, sin necesidad de fotocopiarlo. Es decir, no pueden hacerlo.
¿Y si lo hacen?
No cumplir con estas normativas puede resultar en sanciones muy duras. Por ejemplo, la compañía de telecomunicaciones Orange fue multada con 100,000 euros porque sus mensajeros fotografiaban ambos lados del DNI de los clientes al entregar paquetes.
Esta práctica fue considerada una violación grave de las normativas de protección de datos, ya que no se justificaba la necesidad de conservar una copia del DNI y por ello, fueron duramente sancionados.
Prácticas adecuadas
Para verificar la identidad de una persona, normalmente basta con mostrar el DNI en el momento de la transacción. La AEPD recomienda usar métodos menos invasivos, como una simple verificación visual del documento o, en el caso de transacciones online, el uso de videollamadas para confirmar la identidad.
Es una forma de proteger la identidad del sujeto y además, evitar que terceras personas o personas “con sombrías intenciones” puedan acceder a ese documento y causar verdaderos estragos.
Fotocopiar el DNI expone a los ciudadanos a riesgos de fraude, como la suplantación de identidad. Los datos en el DNI, como el número, la foto y la firma, son suficientes para que alguien pueda realizar actividades ilícitas en nombre del titular.
Que no te engañen. Es mucho más fácil de lo que parece. Esta preocupación es una de las razones principales por las que la AEPD ha intensificado su postura contra la fotocopia indiscriminada del DNI.
¿Cuándo sí debes dejar hacer una fotocopia del DNI?
Existen ciertos casos en los que puede ser necesaria una copia del DNI, pero siempre deben estar justificados y contar con medidas de seguridad adecuadas.
Por ejemplo, los bancos y algunas instituciones financieras pueden necesitar conservar una copia del DNI para cumplir con obligaciones legales y normativas específicas.
Sin embargo, incluso en estos casos, se debe garantizar la protección de los datos y limitar su uso a lo estrictamente necesario. En hoteles, esto también es común, pues los datos se cruzan con los de las autoridades. En este caso, es algo legal.
La protección de los datos personales es un derecho fundamental que debe ser respetado en todas las circunstancias.
Es muy importante estar informados y ejercer tus derechos, negándose a proporcionar copias del DNI cuando no sea estrictamente necesario y reportando cualquier práctica que consideren abusiva o insegura.
Al final, estas medidas no solo protegen datos, sino también la seguridad y bienestar de todos.